4 temas contables y administrativos que todo gerente debería aplicar en su empresa
Cuando se habla de gerenciar una empresa, hay que saber que un buen gerente es el que será capaz de movilizar y controlar toda la maquinaria de la empresa. Es decir, un gerente, con los adecuados niveles de excelencia, será capaz de conocer a la perfección todos los detalles que permiten el funcionamiento de la firma.
De esta manera, también la gerencia debe conocer los aspectos contables, legales y administrativos de la compañía y velar por su adecuado cumplimiento. Por eso, un gerente sin los conocimientos indicados, puede causar que se vean afectados los negocios y operaciones de la empresa.
Controlar la información
Hay algunas estrategias que, como gerente, puedes aplicar en tu empresa para evitar que la información se “escape”: lo que queremos es que llegue completa al área contable. Aquí te explicamos cuatro de ellas.
1. Usa un aplicativo administrativo
Es posible diseñar un aplicativo administrativo que permita que los empleados participen activamente en los procesos de la empresa. Por ejemplo, desde el área de facturación, cuando se genera la factura debe quedar registrada en el sistema. Esto evitará pérdida de documentos, ya que se estará obligado a registrarlo una vez que se emita. Además, para lograrlo no será necesario que el personal tenga mayores conocimientos contables, ya que existen softwares en los que sencillamente lo que hay es que cargar la información requerida y listo.
2. Simplifica las cadenas
En la medida de lo posible, trata de que el mismo empleado que genera la factura o documento sea el que lo ingrese en el sistema. Así, habrá menos eslabones en la cadena de comunicación hasta que los documentos lleguen al área contable de la empresa.
3. Aprovecha al máximo los registros
Que los procesos de la empresa queden debidamente registrados es vital para su adecuado funcionamiento. En general, se puede hacer una norma que todos los procesos que realiza la empresa para funcionar se registren. Esto permitirá que puedas indagar posibles fallas e identificar los problemas más rápido.
4. Aprovecha la información actualizada
Con el uso del sistema informático para los procesos de la empresa, toda la información estará actualizada. Esto permitirá saber al instante si todo está funcionando bien. Caso de que exista algún problema, se podrá seguir al detalle todo el proceso e identificar de inmediato en qué parte del proceso está la falla.
Ejercer el control
Conocer los procesos de la empresa a fondo es fundamental para poder ejercer un verdadero control. Aunque siempre habrá procesos que delegar, ya que obviamente una sola persona no podrá hacerlo todo, es necesario conocer el proceso para a su vez, identificar las posibles fallas que se pudiesen presentar.
Hay diferentes estrategias que la gerencia puede usar para familiarizarse con las diferentes áreas de la empresa. Una de las más simples podría ser estudiar su organigrama: un organigrama bien hecho puede arrojar luces sobre todo el funcionamiento de la empresa.
Ahora bien, una vez que se conocen los procesos internos, y a su vez, estos están delegados en sus respectivos departamentos, es tarea del gerente realizar una suerte de engranaje para que, tal si fuera una pieza de relojería bien aceitada, esta funcione a la perfección.
Área contable
¿Qué pasa en el área contable? Pues nada más y nada menos que se concentra la información que viene de las diferentes áreas de la empresa. Esta información puede venir en físico, que sería en forma de soportes contables, dependiendo de la índole de la empresa, o a través del sistema.
En este último caso, cada área de la empresa ingresa su información a través del sistema con el cual se trabaja y el área contable será la encargada de analizar la información. Entonces, ¿qué pasaría en el caso de que parte de la información, por una u otra razón, no llegara correctamente a su destino? Sencillamente que la parte contable será incapaz de emitir un análisis financiero correcto de la empresa.
Podemos usar una analogía para explicar mejor lo que está pasando: tienes en tus manos las piezas de un rompecabezas y necesitas armarlo, pero te faltan partes. Te pones a la obra: pieza a pieza, las vas colocando en su lugar, hasta ubicarlas a todas. El rompecabezas resultará en algo incompleto.
Exactamente así pasará en una empresa si todas la piezas no llegan al departamento contable. Entonces, es obligación de la gerencia que todas las “piezas” lleguen correctamente a su destinatario, en este caso, el área contable, para poder entregar finalmente la información financiera correcta.
