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que es la Junta central de contadores

Visita de la Junta central de contadores: 5 pasos para sobrevivir

Te damos 5 pasos para que salgas vivo de la Junta central de contadores

Dentro de algunos miedos que nos albergan a los contadores, y sobre todo los que de alguna manera llevamos algún tipo de «independencia laboral», son las famosa, monstruosas y espeluznantes visitas de la Junta Central de Contadores, pero…

¿Qué es la Junta Central de Contadores?

Para los que son nuevos en esto de la contabilidad, la Junta Central de Contadores es nada mas ni nada menos que la entidad; (no se si es privada o del gobierno, eso es un misterio); que regula a los profesionales contables en colombia, es decir, la que decide quien es contador y quien no.

Como ya estarás intuyendo, la JCC (por sus siglas en español), así como nos da la tarjeta profesional, también tiene la facultad de quitarnosla; obvio para eso debe haber un proceso disciplinario y de investigación, pero llegado el caso puede hacerlo.

Ahora, tiene que ser uno muy descuidado para que en las visitas de la Junta central de contadores te quiten la tarjeta profesional, pero si es valido y cierto que las actas de las visitas se archivan en tu expediente así que es mejor salir con buena nota ya que esto lo tendrán en cuenta cuando te encuentres en un problema disciplinario.

PASO #1 Ten Actualizados tus Datos

Generalmente las citaciones de las visitas de la Junta central de contadores llegan a tus oficinas o donde tu dices que son tus oficinas (hay mucho contadores que trabajan desde la casa), así que la dirección que tengas registrada en la pagina web de la JCC es donde te va a llegar la notificación.

Que tu no la recibas no te exime de la visita y es mejor tener una mala visita a no tenerla o mucho peor, que lleguen y digan que no vives ahí o que en ese lugar no hay ninguna empresa de contabilidad…uff grave.

Recuerda que estas obligado por ley a tener tu información actualizada una vez al año, así que juiciosos debemos ingresar todos los eneros y así no cambiemos ningún dato, debemos correr el proceso de actualización.

 

PASO #2 Toma el Toro por lo Cachos. Agenda tu la visita!

Personalmente, yo soy una de las personas que detesta esperar, y en la citación de las visitas de la Junta central de contadores  no dice la hora de llegada, es decir que puedes quedarte todo el dia esperando. (TIP: Generalmente llegan en la mañana…Generalmente).

Tu tienes una información muy valiosa  a tu favor y es que te dan lo nombres de quien van a asistir a la visita en la citación, por lo que puedes llamar a la JCC y preguntar por lo revisores y pedirles que te visiten en la mañana o en la tarde. En algunos casos hasta aplazan las citas y te visitan al dia siguiente.

Esto te da un poco mas de tiempo para organizar la información que posiblemente te pueden estar pidiendo.

 

PASO #3 Prepárate con 3 o dos días antes

Hay algo que quiero aclarar o confesar y es que en las visitas de la Junta central de contadores, en algo depende el tipo de revisor que te toque;  de todo hay en la viña del señor, así que, como puedes dar con un tipazo, puedes dar con una cuchillita.  Pero igual eso no es para asustarse, si tenemos todo al dia, nada pueden decir.

Ahora, estos documentos son lo que piden en una visita normal, si es visita para temas disciplinarios, ya es algo mas concreto que se sale del tema de este blog.

DOCUMENTOS PARA ALISTAR en las visitas de la Junta central de contadores

  1. Algo que siempre piden son el libro de actas de asamblea o de junta de socio, junto con el libro de accionistas para las empresas por acciones, así que es lo primero que vamos a verificar que lo tengamos al día. En este libro verifican que todos sean contadores o se cumpla con el 80% de persona como contadores.
  2. Seguido a eso revisan que tengas código de ética redactado y optimizado según tu firma. (recuerda que firma es uno o mas contadores).  Ademas del documento es importantísimo que tengas claros los conceptos de ética (Principios éticos, salvaguardas, riesgos de quebrar lo principios, entre otros) por lo que no sobra pegarle una revisadita a el Manual de código de ética de IESBA (International Ethics Standard Board for Accountants). Si estas registrado en el IFAC  Puedes descargarlo acá.
  3. También ten listo tu manual de calidad que nos exigen para poder tener una firma, el cual es bastante riguroso donde debes pensar en todos lo procesos de la firma, desde la aceptación de un cliente hasta la contratación de personal. Este manual de calidad pasa desde el proceso de facturación hasta como revisas los entregables de un cliente, lo cual debe garantizar que tiene niveles de revisión suficientes para entregar servicios de calidad.
  4. No sobra, aunque aveces se puede caer de su propio peso, pero que no te pase lo de «en casa de herrero, azadón de palo». Puede pasar que te pidan estados financieros firmados y con implementación en normas internacionales de contabilidad, con las políticas redactadas, así que tenlos a la mano. Increíblemente, muchos contadores se corchan porque ni siquiera tiene contabilidad. Es en serio.

PASO #4 Se Amable en todo momento

Por ninguna razón, motivo o circunstancia te pongas a la defensiva en las visitas de la Junta central de contadores y mucho menos discutas con ellos. Parte del éxito de la auditoria es tu actitud con que la afrontas.

Existen mucho profesionales que se ponen a discutir razones con los revisores e inclusive pelean y discuten hasta que logran molestar al auditor.

Si llegamos a este punto la visita se salio completamente de control asi que seamos amables asi tu tengas la razón y no te la den. Recuerda que el objetivo no es tener la razón si no salir bien librado de la auditoria.

Hay muchos puntos que son negociables e igual al final tu puedes dejar tus observaciones en el acta como precedente de las diferencias de criterio, así que todo el tiempo tranquil@.

PASO #5 Acata observaciones, corrige y documenta lo faltante como si te fueran a hacer de nuevo la visita.

Puede que nos haya ido excelente en nuestra auditoria y no tengamos mas que dos o tres observaciones, pero es importantes resolverlas cuanto antes, no por lo que nos puedan decir, sino que es nuestra documentación, es nuestra casa, es nuestra firma y queremos que este siempre en orden y lo mejor posible, por lo que luego de una vista, tomate el tiempo de ajustar tu documentación para tenerla siempre al dia.

Si te fue mal en la auditoria o piensa que puede irte mal porque no sabes por donde arrancar, hay una buena noticia para ti y es que si no tienes el tiempo para desarrollar toda esta documentación, en BORNER, dentro de poco, lanzaremos una metodología completa para que implementes en la firma la cual incluye formatos, check lists, herramientas de administración de proyectos y toda la documentación necesaria para salir bien librado de estas visitas de cumplimiento de la JCC en cuanto a documentación. Ya pronto la tendremos.

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